I en journal kan det förekomma många känsliga uppgifter, och det gäller i synnerhet psykiatripatienters journaler. Därför omgärdas handlingarna också av en sträng sekretess som regleras såväl av lagstiftning som av Socialstyrelsens föreskrifter.
Men när Västra Götalandsregionen (VGR) skickade pappersjournaler till Evidens, anser Evidens att det inte gjordes på ett tillfredsställande sätt.
SE OCKSÅ: Ännu en patient död i vårdkaoset
"Finns skäl att ifrågasätta lämpligheten"
I sin anmälan till Inspektionen för vård och omsorg (Ivo) skriver företaget att deras anställda vid flera tillfällen kunnat hämta ut försändelser med journaler från den lokala närbutiken utan att behöva visa upp vare sig legitimation eller en avi. Vid några tillfällen ska kuverten även ha gått sönder, vilket ska ha gjort det möjligt att läsa journalerna utan att öppna brevet.
"Mot bakgrund av intresset av en god patientsekretess finns skäl att ifrågasätta lämpligheten i VGR:s sätt att översända journalerna", skriver Evidens i sin anmälan.
Skickades som vanliga brev
Att journalerna kunde hämtas ut utan att personalen behövde visa någon legitimation, beror på att de sändes som vanliga brev och inte rekommenderade brev. Det är också så rutinen ser ut inom regionen, förklarar Barbro Hedin på enheten för specialistvård.
– Det är en säkerhetsfråga att man skickar som brev och inte som rekommenderat när man skickar till vårdgivare.
Anledningen till det är att rekommenderade brev måste ha en specificerad mottagare och om den personen får förhinder finns en risk att uthämtningen blir fördröjd, menar Barbro Hedin.
Skickades som vanliga brev
Men är det lämpligt ur en sekretessynpunkt att man kan gå dit och hämta ut journaler utan att behöva legitimera sig?
– Det är ju så reglerna ser ut och det finns ingen anledning att ifrågasätta det. Frågan är om det behöver vara rekommenderat eller inte, och den bedömningen är ju klar i att det inte behövs. Då är frågan om brevbäraren kan stoppa det i brevlådan eller om man ska hämta det på utlämningsstället, och det är precis lika tryggt och säkert det ena som det andra.
Hur kan man då säkerställa att det kommer till rätt mottagare?
– Det är ju adresserat till den enheten som begärt ut journalen.
Men det händer ju att post hamnar fel ibland.
– Ja det är klart att det gör. Men du får ju inte öppna någon annans brev bara för att det hamnat i din brevlåda, det är ju en brottslig handling, säger Barbro Hedin.
LÄS MER: Regionen: Är inte vårt ansvar
"Vi välkomnar att det görs en utredning"
I sin anmälan till Ivo påstår Evidens också att två journaler lämnats ut trots att de inte fått tillstånd från de aktuella patienterna att ta del av deras uppgifter, något som i så fall skulle utgöra ett brott mot patientdatalagen.
Men om de här uppgifterna stämmer eller inte är inget Barbro Hedin vill gå in på i nuläget.
– VGR följer gängse rutiner, så det finns ingen anledning att gå in på det här specifikt. Om Ivo däremot kommer med en förfrågan till oss, så kommer vi ge dem ett svar förstås. Vi välkomnar att det görs en utredning, om det överhuvudtaget finns frågetecken om att det inte gjorts på ett korrekt sätt så är det ju viktigt att det utreds.
Fakta: Journalhantering
Patientdatalagen reglerar vårdgivares skyldigheter vid journalhantering.
I 1 kap. 2 § anges att "Dokumenterade personuppgifter ska hanteras och förvaras så att obehöriga inte får tillgång till dem."
I praktiken innebär det att vårdgivaren måste vidta åtgärder så att personer som inte har rätt att läsa journalerna inte kan göra det.
Förutom i lagtext regleras sekretessen även av bindande regler som Socialstyrelsen tagit fram.
När det gäller att lämna ut journaler via internet finns tydliga och stränga riktlinjer, som att det till exempel inte är tillåtet att skicka patientuppgifter via mejl, då det anses för osäkert.
Däremot finns inte motsvarande krav när det gäller journaler som skickas per post.
Källa: Patientdatalag (2008:355) och Socialstyrelsen.
Postförsändelser
Post kan skickas med olika företag och genom olika typer av försändelser.
Det som hos Postnord kallas "brev" lämnas i första hand i brevlådan, men om försändelsen är för stor kan man få hämta ut den hos ett postombud. Mottagaren behöver då inte visa upp någon legitimation.
Rekommenderat brev kan bara lämnas ut till en bestämd mottagare, som då måste legitimera sig. Den mottagaren kan även vara ett företag, som då i förväg behöver utfärda en fullmakt åt de anställda som ska hämta ut brevet.
Källa: Postnord
